Sudah Review S.O.P anda?

Berapa banyak prosedur yang telah anda tulis? Mungkin jawabannya, banyak atau sudah lebih dari cukup. Namun pertanyaan saya, berapa banyak yang sudah anda review?

Kesalahan perusahaan kecil menengah adalah mereka sangat excited membuat system dan prosedur namun lupa bahwa ideal process berubah dari waktu ke waktu. Bisnis yang sukses terjadi karena proses yang benar, bukan karena hokky!

Apa ciri prosedur yang harus segera di review:
1. Proses mulai tidak bisa diandalkan
2. Proses menunjukkan tanda-tanda inconsistency
3. Proses mulai terlihat uncontrolable
4. Hasil tidak memenuhi standard requirement customer
5. Perubahan strategi bisnis yang menyebabkan perubahan kondisi ideal sebuah proses

Mengapa anda melakukan review?
Tidak ada manusia yang sempurna, demikian juga tidak ada prosedur yang sempurna. Bahkan tidak ada proses yang bisa di desain secara sempurna. Tidak ada orang yang sanggup membuat penulisan SOP (standard operating procedure) yang sempurna. Melihat kenyataan tersebut, bagaiamana anda memastikan akurasi, efektifitas, dan kualitas proses yang mengarah kepada hasil yang optimal? Yes, jawabannya...
REVIEW secara rutin.

Oh, iya.. ISO 9001 kalau saya tidak salah clause 7.3.4 mengingatkan bahkan mewajibkan untuk melakukan review. Resiko terbesar adalah anda kehilangan customer besar yang kecewa karena product requirement sudah tidak memenuhi standar.

So, bagaimana cara melakukan review SOP?

Start dari Objective
Coba ambil salah satu SOP / prosedur yang ingin di analisa. Tanya kepada diri anda, jika anda adalah karyawan, apakah anda memahami objektif perusahaan menulis SOP ini? Seberapa mudah anda memahami proses kerjanya? Apa proses utama yang tidak boleh salah, apakah cukup jelas di tekankan dalam SOP tersebut?

Mulai Review
Saat melakukan review, siapkan checklist standar review yang harus di capai oleh penulis SOP: misalnya:
• Spelling
• Sudah mendefiniskan point penting
• Mudah di pahami
• Menggunakan kalimat aktif bukan pasif
• Bisa di pahami oleh orang awam
• Disertai dengan gambar
• Ringkas
• Dll..

Recognition
Temukan hal-hal baik yang bisa dipuji oleh anda, agar sang penulis SOP tidak merasa rendah diri. Tujuan dari rekognisi adalah agar semangat penulis tetap objektif. Pastikan kata-kata anda tidak pura-pura atau dibuat-buat agar tetap profesional. Semakin spesifik pujiannya, semakin mudah buat penulis untuk membedakan mana yang baik dan yang kurang baik.

Ingat sekali lagi prosedur adalah bagian dari proses besar, jika anda sudah melakukan review untuk satu proses, lihat proses lain yang juga terkait.

Tehnik Leverage ala iCOACH:
Time & Effort vs Results & Value ... temukan aktifitas spesifik yang menghabiskan sedikit waktu, sedikit effort tapi menghasilkan Results dan memberikan Value yang besar.

Breakdown to multiply, NLP mengajarkan chunking, jika anda ingin makan gajah, pastikan potong sampai anda bisa mengunyah dengan mudah.
Demikian dalam membuat SOP, pastikan prinsip leverage di gunakan dengan konsisten. Jangan overcomplicate system, semakin mudah diikuti, semakin baik.

So, tips saya hari ini, sebagai reviewer anda harus memiliki mindset:As a reviewer, you’re obliged to:
• Adil dan objektif
• Konsisten dengan goal perusahaan
• Runtut, teliti
• Check and Recheck
• Tulis point kelebihan, kekurangan dan room for improvement agar proses berikutnya bisa lebih baik lagi.

“Jangan overcomplicate system, semakin mudah diikuti, semakin baik..”- Tom MC Ifle